Projekt E-Contractual znižuje množstvo použitého papiera i administratívnu záťaž

Neustály tlak a nutnosť robiť veci lepšie, rýchlejšie a efektívnejšie, nás núti prehodnocovať vykonávané činnosti a procesy a hľadať priestor na ich zlepšenie. Jedným z takýchto procesov, ktorý sa snažíme kontinuálne zlepšovať, je aj nákupný proces a v rámci neho i obchodná komunikácia s dodávateľmi. Napriek doterajším častým snahám o jej automatizáciu, si aj tak v mnohých prípadoch vyžadovala papierovú formu, fyzické podpisy a archivovanie dokumentov. Ročne sme tak v priemere vytlačili viac ako 580 tisíc strán papiera a vyše 247 tisíc strán dokumentov skenovali a ukladali do archívu. Realizácia takéhoto procesu si vyžaduje obrovské množstvo peňazí a času.

Množstvo vytlačených a preskenovaných dokumentov sa postupne stáva minulosťou. Tímy útvarov Podpora nákupných činností a Nákupu, spoločne s Právnym úsekom a BSC navrhli a vypracovali projekt E-Contractual, ktorý je v maximálnej miere elektronizovaný a zautomatizovaný, čím sa zaraďuje do kategórie Hands free transactions. V preklade to znamená, že ide o bezdotykový a bezpapierový proces.

Projekt E-Contractual zásadným spôsobom mení spôsob obchodovania s dodávateľmi spoločnosti U. S. Steel Košice. Pozostáva z troch fáz: 1. fáza E-General Agreements súvisí so všeobecnými obchodnými podmienkami, 2. fáza E - Orders - sa týka objednávok, odvolávok a konkrétnych zmlúv a 3. fáza E-Archive rieši automatické elektronické ukladanie schválených zmlúv. Ide o webové prostredie prepojené s Financialom 2000, kde sa dodávateľom zobrazujú všeobecné obchodné podmienky, objednávky, odvolávky, zmluvy a iné obchodné dokumenty, ktoré dodávatelia schvaľujú jednoduchým kliknutím priamo na príslušnej webovej stránke a takto schválený dokument sa elektronicky prenesie do F2000. Je to omnoho rýchlejší a efektívnejší proces, ktorý si vyžaduje menej úkonov a je aj celkovo lacnejší.

Práce na projekte boli skutočne náročné. S radosťou však môžeme oznámiť, že po takmer dvoch rokoch analýzy starého riešenia a vývoji nového procesu, sme dokázali úspešne implementovať 1. a 2. fázu projektu.

Hlavnými realizátormi tohto projektu sú Bibiána Perátová (Podpora nákupných činností), Dana Fudorová (Právny útvar) a Marián Rendoš (BSC). Títo špecialisti vo svojich oblastiach odviedli obrovskú robotu pri implementácii projektu.

A ako sa darí projektu v praxi? "Elektronický systém využíva už viac ako 60 percent našich dodávateľov a veľmi si ho pochvaľujú. Znížili sme administratívnu záťaž, odbúrali podpisovanie a posielanie dokumentov. V súčasnosti sa vyše 70 percent objednávok rieši elektronicky cez web. Pracujeme na tom, aby sa v budúcnosti tento podiel ešte zvýšil," hovorí B. Perátová. Projekt sa momentálne nachádza v druhej fáze, implementácia tretej by mala byť podľa slov M. Rendoša ukončená na jar budúceho roka. Procesne už bola navrhnutá, avšak BSC musí vykonať určité zmeny vo Financiali 2000 a archíve zmlúv. Nevyhnutná je spolupráca s externým dodávateľom softvéru.

Implementácia E-Contractual sa zatiaľ vykonáva v útvare Nákup. V budúcom roku by mal projekt začať používať aj Nákup strategických surovín a ostatné útvary, v ktorých sa uzatvárajú zmluvy či objednávky.